Online Registrierkasse – Was ist das?

Online zum Finanzamt?

Immer wieder hört man von direktem Zugriff auf die Online Registrierkasse durch das Finanzamt. Das ist ein Irrtum. Sowohl Online- als auch Offlinekassen sind ab 1.4.2017 beim Finanzamt registriert, aber ohne jeglichen Zugriff auf die Daten. Aus Sicht des Finanzprüfers gibt es keinen Unterschied zwischen On-und Offline. Bei einer Finanzprüfung verlangt er Zugriff auf die Daten, egal ob es eine Online- oder Offline Kasse ist. Nur der Unternehmer übergibt dem Prüfer die verlangten Daten. Einen sonstigen Zugriff gibt es nicht. Außerhalb von Finanzprüfungen erfasst das Finanzamt nur jene Belege, die der Unternehmer selbst mit der BELEG-APP des Finanzministeriums prüft.

Online – Registrierkasse liegt am Server

Bei Online Kassen befindet sich die Registrierkasse auf einem Server. Der Server von derSponsor.at befindet sich im Rechenzentrum von World4You in Linz. Dort werden nach einem Registrierungsauftrag die Belegdaten an den Server von A-Trust übertragen. Der Server von A-Trust sendet die Signatur zurück an den Server von derSponsor.at. Auch wenn die Bons über einen Bondrucker gedruckt werden, ist der PC, das Smartphone oder Tablet beim Benutzer nur eine Eingabestation.

Start- und Jahresbeleg

Der erste Beleg ist immer der Startbeleg bei Registrierkassen mit Sicherheitseinrichtung (RKSV 1.4.2017). Er wird mit der Beleg-App vom Finanzamt geprüft. Ist diese Prüfung positiv, ist die Kasse gesetzteskonform. Ein Riesenfortschritt im Vergleich zum bisherigen E131-Zertifikat mit dem der Software-Hersteller (!!) bestätigt hat, dass die Kasse den Vorschriften entspricht. Das gleiche gilt für den Jahresbeleg, wenn die Kasse über den Jahreswechsel betrieben wird.

Anmerkung: derSponsor.at schließt die Kassen mit Sicherheitseinrichtung immer zum Jahresende. Im neuen Jahr wird mit einer neuen Kassen-ID gestartet. Dadurch kann man die Daten nach der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht auch wirklich löschen.

Tipp: Jede Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung druckt auch einen Monatbeleg am Ende des Monats. Prüft man diesen Beleg mit der Beleg-App, so hat das Finanzamt immer den aktuellen Stand des verschlüsselten Umsatzzähler der Kasse. Es kommt daher eher zu keiner Betriebsprüfung.

Bestellwesen der Kasse

Vor dem Registrieren eines Belegs ist ein Bon immer im Bestellwesen der Kasse. Der Bon hat auch noch keine Belegnummer. Man darf diesen Bon nach Belieben Ändern, Löschen oder Verschieben. Im rechtlichen Sinn ist das Bestellwesen kein Teil der Registrierkasse. Eine Registrierkasse ist die Kasse von derSponsor.at erst ab dem Kassieren und Registrieren eines Bons.

Offline bestellen

Als einzige Kasse kann die Online Registrierkasse von derSponsor.at während des gesamten Bestellvorganges offline sein. Jedes Eingabegerät ist damit höchst ausfallsicher. Erst zum Drucken des Bons mit Signatur braucht man die Internetverbindung. So kann beispielsweise ein Kellner mit dem Smartphone Bestellungen aufnehmen, kann einzelne Bestellzeilen in andere Bons verschieben, auch wenn er an einigen Tischen des Lokals keine Verbindung zum WLAN hat.

Der Kellner in unserem Beispiel kann sogar kassieren, denn er sieht den Bon so, wie er auch nach der Registrierung aussieht. Während er zum Bondrucker geht, verbindet sich das Smartphone meist wieder und sendet die Daten an den Server. Der Kellner sieht am Button KASSIEREN, wenn er wieder Verbindung hat. (Dieser Button verschwindet, sobald die Verbindung fehlt.) So kann er auf dem Weg zum Drucker den Bon bereits drucken.

Datenerfassungsprotokoll

Das DEP ist mit der RKSV 1.4.2017 eine verschlüsselte Datei im JSON Format. Diese kann jederzeit angefordert werden. Sie wird dann via Email zugesandt und kann an den Finanzprüfer weitergeleitet werden. Das Journal ist das unverschlüsselte Datenerfassungsprotokoll. Es besteht aus zwei Dateien, die monatlich angefordert werden und ebenfalls per Email zugesandt werden. Die beiden Journaldateien sind im CSV-Format. Jede Office Anwendung kann diese Dateien problemlos importieren.